Datenschutzhinweise zur Gesprächsaufzeichnung und zum Einsatz von KI

Diese Datenschutzhinweise klären Sie darüber auf, welche Daten bei Gesprächsaufzeichnung und beim Einsatz von KI am Telefon erhoben werden, zu welchen Zwecken wir diese Daten verarbeiten und welche Rechte Sie als Betroffener im Hinblick auf diese Datenverarbeitung haben.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher:
claimini GmbH
Michael Pfister
Raboisen 38
20095 Hamburg
Telefon: +49 (0)40 228 612 52
E-Mail: fanpost@claimini.com

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter

Ulrich Brandt
Arnswalder Str. 34c
22147 Hamburg
Telefon: +49 (0)40 414 891 16
E-Mail: UB@BrandtU.eu

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten bei der Gesprächsaufzeichnung und der KI-gestützten Steuerung von Telefonaten neben dem eigentlichen Gesprächsinhalt auch technische Informationen aus dem Telefonsystem, die entweder dort erzeugt oder durch Übermittlung der Telefongesellschaft bereitgestellt wurden. Hierbei handelt es sich um die beteiligten Rufnummern am Gespräch, den Gesprächsbeginn und die Dauer des Gesprächs.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Ihre Daten aus einer Gesprächsaufzeichnung verwenden wir für Schulungs-, Trainings- und Analysezwecke.

Die Aufzeichnungen werden für 3 Monate gespeichert und können auf Anfrage gelöscht werden.

Unseren KI-Voicebot setzen wir dafür ein, dass Sie als Anrufer schnell zum Ziel geführt werden.

Die Gesprächsaufzeichnung und die Nutzung der KI erfolgen ausschließlich mit Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Wer ist Empfänger Ihrer Daten?

In unserem Unternehmen erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks benötigen.

Beim Betrieb unserer Telefonanlagen binden wir einen Dienstleister ein, der strikt nach unseren Vorgaben arbeitet und ein von uns definiertes und von der DSGVO vorgeschriebenes Datenschutzniveau erfüllen muss (sog. Auftragsverarbeiter). Dieser Dienstleister verarbeitet Ihre Daten nicht für andere als von uns vorgegebene Zwecke (hier: Betrieb der Telefonanlage, Durchführung der Speicherung, Einsatz des KI-VoiceBots).
Insbesondere werden Ihre Daten nicht zum Training der KI verwendet.

Bei diesem Dienstleister handelt es sich um:

CallOne GmbH
Hugo-Vogel-Str. 23
14109 Berlin
E-Mail: kontakt@callone.de

Weitere Informationen zum Einsatz der KI und zum Datenschutz bei CallOne finden Sie unter https://www.callone.de/blog/datenschutz-gdpr-einsatz-ki-voicebot-chatbot-im-unternehmen/. Außerdem hat uns CallOne Datenschutzhinweise zum KI-Voicebot zur Verfügung gestellt. Sie finden diese weiter unten im Anhang.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Speicherdauer für aufgezeichnete Gespräche beträgt 3 Monate.
Danach werden die Daten gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen gesetzlich vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind.

Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die oben in Punkt 3 genannten Zwecke wegfallen.

6. Welche Rechte als Betroffener haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. sowie das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Soweit Sie uns eine Einwilligung in eine konkrete Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf bei uns durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Wir nehmen kein Profiling vor. Eine rechtlich wirksame automatisierte Entscheidungsfindung durch uns findet nicht statt.

8. Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten?

Es besteht für Sie keine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten.

Bei allen Gesprächen, die wir aus Eigeninteresse aufnehmen, und zum Einsatz der KI bitten wir Sie im Vorfeld um Ihre Einwilligung. Ihrem Wunsch, eine Gesprächsaufzeichnung oder den Einsatz der KI nichtvorzunehmen, werden wir entsprechen.

Anhang: Datenschutzhinweise der Call One GmbH – Voicebot

Die CallOne GmbH (nachfolgend „CallOne“ oder “wir”) betreiben den CallOne VoiceBot (nachfolgend „VoiceBot“). Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung des VoiceBots. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Ihre Daten werden nach den Bestimmungen des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) und des sonstigen Datenschutzrechts, insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erhoben, verarbeitet und genutzt. Mittels dieser Datenschutzhinweise informieren wir über die Erhebung von personenbezogenen Daten durch unseren VoiceBot bei der betroffenen Person gemäß Art. 13 DSGVO. Es besteht für Sie keine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten.

A.1. Erhebung personenbezogener Daten – VoiceBot

Zum Betrieb des VoiceBots nutzen wir ChatGPT in der jeweils aktuellen Variante innerhalb der geschützten Microsoft Azure Cloud Umgebung.

MS Azure ist eine Cloud-Computing-Plattform, die verschiedene Dienste anbietet, darunter auch ChatGPT. Durch die Buchung über MS Azure kann gewählt werden, in welchem geografischen Gebiet ihre Daten gespeichert werden. Für europäische Nutzer bietet MS Azure ein Datenzentrum in der EU an, das die aktuelle Anforderung an die Datenschutzkonformität abbildet. Die Daten werden nicht außerhalb der EU gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet.

Microsoft speichert keine Daten für Trainingszwecke, mit Ausnahme von Maßnahmen zur Betrugsprävention. Eine Weitergabe der Daten an OpenAI findet nicht statt, da Microsoft eigene Server entkoppelt von OpenAI verwendet. Dabei handelt es sich um folgende Angaben:

• Datum und Uhrzeit des Anrufs
• Vollständiger in Text umgewandelter Gesprächsverlauf, den Sie mit dem Voicebot geführt haben

Der Gesprächsverlauf sowie der Nutzungszeitpunkt (Datum und Uhrzeit des Anrufs) werden auf unserer Kommunikationsplattform in unregelmäßigen Abständen, spätestens jedoch nach drei Monaten, gelöscht, wobei bei der Nutzung keine personenbezogenen Daten abgefragt werden und diese für die Nutzung des VoiceBot auch nicht erforderlich sind. Die Speicherung erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Wir erheben nur Daten, die für die Bereitstellung des VoiceBot-Dienstes erforderlich sind. Der KI-Anbieter (die claimini GmbH) kann personenbezogene Daten wie z.B. Name, Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erfassen und verarbeiten, wenn diese von Nutzern im Gespräch angegeben werden.

Die Erfassung und Speicherung der Daten zur Bereitstellung des VoiceBot ist für den Betrieb des VoiceBot zwingend erforderlich.

Um der Erfassung und Speicherung eindeutig personenbezogener Daten, die Sie im Gesprächsverlauf angegeben haben, zu widersprechen oder zu löschen, ist eine Kontaktaufnahme zu uns erforderlich. Bitte teilen Sie uns bei der Kontaktaufnahme Ihre angegebenen personenbezogenen Daten mit, um eine anschließende Löschung vorzunehmen. Da der VoiceBot die Angaben automatisch verarbeitet und keine personenbezogenen Daten abfragt, kann nur der Anrufer wissen, ob und welche personenbezogenen Daten erfasst wurden, und muss diese bei einer Kontaktaufnahme als Merkmal für die Ermittlung beistellen.

A.2. Löschfristen

Soweit nicht in diesen Datenschutzhinweisen anders beschrieben, speichern wir Ihre Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, notwendig ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen erfordern eine längere Speicherung. Bezüglich der Transkript Records (Logfiles) beträgt die Aufbewahrungsfrist 3 Monate.

A.3. Unterauftragnehmer und Empfänger personenbezogener Daten

Wir setzen im Rahmen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten Unterauftragnehmer ein und schließen mit diesen Auftragsverarbeitern einen Vertrag gemäß den Anforderungen des Art. 28 DSGVO.

• Als Unterauftragnehmer zum Betrieb des VoiceBots nutzen wir Microsoft Ireland Operations Limited (Carmenhall Road Sandyford Industrial Estate Dublin 18, Ireland), einen Anbieter von maschinenlerngestützter Sprachanalyse. Wir haben mit MS Azure einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Ihre Daten verlassen nicht die europäische Union, da Sie verschlüsselt auf europäischen Servern verarbeitet und gespeichert werden.
  
  
• Des Weiteren nutzen wir die Amazon Web Services, Inc. (410 Terry Avenue, North Seattle, WA 98109, United States) als optionales Angebot für die Sprachausgabe des VoiceBots.

A.4. Diensteanbieter / Verantwortliche Stelle / Kontaktdaten

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die:

CallOne GmbH Hugo-Vogel-Straße 23 14109 Berlin E-Mail: kontakt@callone.de