Datenschutzhinweise zur Gesprächsaufzeichnung und zum Einsatz von KI

Diese Datenschutzhinweise klären Sie darüber auf, welche Daten bei Gesprächsaufzeichnung und beim Einsatz von KI am Telefon erhoben werden, zu welchen Zwecken wir diese Daten verarbeiten und welche Rechte Sie als Betroffener im Hinblick auf diese Datenverarbeitung haben.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher:
claimini GmbH
Michael Pfister
Raboisen 38
20095 Hamburg

Telefon: +49 (0)40 228 612 52
E-Mail: fanpost@claimini.com

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter

Ulrich Brandt
Arnswalder Str. 34c
22147 Hamburg

Telefon: +49 (0)40 414 891 16
E-Mail: UB@BrandtU.eu

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten bei der Gesprächsaufzeichnung und der KI-gestützten Steuerung von Telefonaten neben dem eigentlichen vollständigen Gesprächsinhalt auch technische Informationen aus dem Telefonsystem, die entweder dort erzeugt oder durch Übermittlung der Telefongesellschaft bereitgestellt wurden. Hierbei handelt es sich um die beteiligten Rufnummern am Gespräch, den Gesprächsbeginn und die Dauer des Gesprächs.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Ihre Daten aus einer Gesprächsaufzeichnung verwenden wir für Schulungs-, Trainings- und Analysezwecke.

Die Aufzeichnungen werden für 3 Monate gespeichert und können auf Anfrage gelöscht werden.

Unseren KI-Voicebot setzen wir dafür ein, dass Sie als Anrufer schnell zum Ziel geführt werden.

Die Gesprächsaufzeichnung und die Nutzung der KI erfolgen ausschließlich mit Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Wer ist Empfänger Ihrer Daten?

In unserem Unternehmen erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks benötigen.

Beim Betrieb unserer Telefonanlagen binden wir einen Dienstleister ein, der strikt nach unseren Vorgaben arbeitet und ein von uns definiertes und von der DSGVO vorgeschriebenes Datenschutzniveau erfüllen muss (sog. Auftragsverarbeiter). Dieser Dienstleister verarbeitet Ihre Daten nicht für andere als von uns vorgegebene Zwecke (hier: Betrieb der Telefonanlage, Durchführung der Speicherung).

Bei diesem Dienstleister handelt es sich um:

Comdesk GmbH (vormals CallOne GmbH)
Neuenkampsweg 4
25337 Kölln-Reisiek/Elmshorn

E-Mail: kontakt@comdesk.de

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Comdesk finden Sie unter https://www.comdesk.de/datenschutz/ und weiter unten im Anhang 1.

Beim Betrieb unseres KI-Voicebots binden wir ebenfalls einen Dienstleister ein, der als Auftragsverarbeiter strikt nach unseren Vorgaben arbeitet und ein von uns definiertes und von der DSGVO vorgeschriebenes Datenschutzniveau erfüllen muss. Dieser Dienstleister verarbeitet Ihre Daten nicht für andere als von uns vorgegebene Zwecke (hier: Durchführung der Speicherung, Einsatz des KI-VoiceBots). Insbesondere werden Ihre Daten nicht zum Training der KI verwendet.

Bei diesem Dienstleister handelt es sich um:

Boost AI
AS Grenseveien 21
4313 Sandnes (Norwegen)

E-Mail: privacy@boost.ai

Weitere Informationen zum Einsatz der KI und zum Datenschutz bei Boost AI finden Sie unter https://boost.ai/company/privacy-policy/ und weiter unten im Anhang 2.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Speicherdauer für aufgezeichnete Gespräche beträgt 3 Monate. Danach werden die Daten gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen gesetzlich vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind.

Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die oben in Punkt 3 genannten Zwecke wegfallen.

6. Welche Rechte als Betroffener haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO, sowie das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Soweit Sie uns eine Einwilligung in eine konkrete Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf bei uns durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten.

Um der Erfassung und Speicherung eindeutig personenbezogener Daten, die Sie im Gesprächsverlauf angegeben haben, zu widersprechen oder zu löschen, ist eine Kontaktaufnahme zu uns erforderlich. Bitte teilen Sie uns bei der Kontaktaufnahme Ihre angegebenen personenbezogenen Daten mit, um eine anschließende Löschung vorzunehmen. Da Ihre Angaben automatisch verarbeitet werden, kann nur der Anrufer wissen, ob und welche personenbezogenen Daten erfasst wurden, und muss diese bei einer Kontaktaufnahme als Merkmal für die Ermittlung beistellen.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Wir nehmen kein Profiling vor. Eine rechtlich wirksame automatisierte Entscheidungsfindung durch uns findet nicht statt.

8. Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten?

Es besteht für Sie keine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten.

Bei allen Gesprächen, die wir aus Eigeninteresse aufnehmen, und zum Einsatz der KI bitten wir Sie im Vorfeld um Ihre Einwilligung. Ihrem Wunsch, eine Gesprächsaufzeichnung oder den Einsatz der KI nicht vorzunehmen, werden wir entsprechen.

Anhang 1: Datenschutz bei der Comdesk-Telefonanlage

Für den Betrieb unserer Telefonanlagen arbeiten wir mit der Comdesk GmbH, Neuenkampsweg 4, 25337 Kölln-Reisiek/Elmshorn, E-Mail: kontakt@comdesk.de zusammen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist vertraglich über eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO) geregelt: claimini bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher, Comdesk verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter (u. a. für Sprachverarbeitung und Speicherung) sind vertraglich zu vergleichbaren Datenschutzpflichten verpflichtet.

Anhang 2: Datenschutz beim Boost.ai-Voicebot

Für unseren KI-gestützten Voicebot arbeiten wir mit dem norwegischen Anbieter Boost AI AS, Grenseveien 21, 4313 Sandnes (Norwegen), E-Mail: privacy@boost.ai zusammen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist vertraglich über eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO) geregelt: claimini bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher, Boost AI AS verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter (u. a. für Sprachverarbeitung und KI-Modelle) sind vertraglich zu vergleichbaren Datenschutzpflichten verpflichtet; eine aktuelle Liste veröffentlicht Boost AI unter trustcenter.boost.ai/subprocessors. Bei der Sprachfunktion verarbeitet der Unterauftragsverarbeiter Twilio ausschließlich aggregierte, anonymisierte Daten zur Verbesserung der Dienste und hat keinen Zugriff auf die eigentlichen Gesprächsinhalte unserer Kunden.